Los planes y pagos de un alumno: registrar pagos, cortesías y clases de regalo

Lo que puede entrenar una persona concreta y lo que te pagó: qué planes tiene, hasta cuándo está al día, cuántas clases le quedan, cómo registrar cada pago, qué cortesías o clases de regalo le diste y el historial de sus pagos.

No lo confundas con el catálogo del gimnasio. Aquí trabajas dentro de la ficha de un alumno. Los planes que el gimnasio *ofrece* (nombre, precio, duración) y todo lo del cobro automático se manejan en otra pantalla. → Catálogo de planes del gimnasio y cobros

¿Quién puede hacerlo?

Solo administradores.

Es la pantalla que más vas a usar: cada vez que alguien te paga, renueva o cambia de plan, lo registras aquí.

Cómo llegar

Menú "Administrar" → "Usuarios", toca la tarjeta de la persona y entra a la pestaña "Planes" de su ficha.

Ir a la pantalla: Usuarios. Si estás cobrando a quienes vencieron, entra directo al grupo Vencidos.

También llegas desde el Balance mensual: en "Renovaciones del mes", tocar a alguien de la lista de pendientes abre su ficha directo en "Registrar pago", con su plan ya marcado.

La ficha tiene dirección propia, así que puedes guardar el enlace de esta pestaña para una persona concreta: /admin/users/<número de la persona>?tab=plans. Agregándole &pay=new, se abre directo en "Registrar pago".

→ La ficha de un alumno

Antes de empezar: plan, pago y cortesía

El plan de un alumno es su permiso concreto: qué tipos de clase puede tomar,

Un pago es lo que te entregó. Se registra solo con el botón "Registrar pago":

Una cortesía es un plan para quien no paga (familia, staff, becados). No

Una clase de regalo es un crédito suelto: sirve para una clase y no descuenta

del plan. Es para recuperar una clase, una promoción o que pruebe otra disciplina.

Cortesía o clase de regalo, las dos se dan desde "Regalar clases". La diferencia: la cortesía es un acceso que dura (como un plan, pero sin cobro); la clase de regalo se gasta y se acaba.

Lo normal es un plan por alumno. Varios planes a la vez tienen sentido cuando son complementarios: cubren tipos de clase distintos y se pagan por separado (por ejemplo, Funcional y además Pilates). Dos planes nunca cubren la misma clase a la vez: si el plan nuevo comparte un tipo de clase con uno que ya tiene, lo reemplaza.

Si alguien paga un plan que no está en tu catálogo, créalo en el catálogo. Aunque lo tenga una sola persona: así sus pagos tienen precio y entran al balance. La cortesía es solo para quien no paga.

Lo primero que ves

De arriba hacia abajo:

La tarjeta azul de Mercado Pago, solo si la persona tiene una suscripción con cobro

Las tarjetas de sus planes vigentes, una por plan. Cada una dice qué plan es, qué

"Pagado para después", si le registraste un cambio de plan que todavía no empieza.
La tarjeta "Clases de regalo", si tiene clases de prueba o de regalo sin usar.
"Regalar clases": para darle una cortesía o clases de regalo.
"Ver anteriores", plegado: los planes que ya terminaron y las clases de regalo ya

La sección "Pagos registrados": el historial de lo que te pagó.
El botón azul "Registrar pago", fijo abajo de la ficha.

Registrar un pago

Es el gesto más frecuente: toma dos toques.

En la tarjeta del plan que te pagó, toca "Renovar" (o toca "Registrar pago"

En "¿Cuándo pagó?" deja "Hoy", o elige "Ayer" u "Otra fecha" si te

Revisa el "Monto que pagó". Viene con el precio del plan; si le hiciste un

Lee el resumen: *"Queda pagado del 30 sept al 30 oct."*
Toca "Registrar pago de $…". Verás *"Pago registrado · Cuenta en el balance de…"*.

Desde cuándo corre el período nuevo:

Si pagó antes de vencer, el período nuevo empieza cuando termina el actual: no pierde

Si pagó con el plan ya vencido, empieza el día en que pagó.

Si tu gimnasio emite boletas con Bsale, después de registrar aparece un aviso para generar la boleta del alumno. Es solo un recordatorio: la plataforma no la emite por ti.

Registrar un pago atrasado u olvidado

Si te pagaron hace unos días y recién lo anotas, elige "Otra fecha" y pon el día real del pago. El pago cuenta en el mes de esa fecha, no en el mes en que lo registras: un pago del 30 de agosto cargado el 2 de septiembre suma en agosto. La fecha no puede ser futura.

Venderle un plan nuevo

Toca "Registrar pago".
Toca "Otro plan del gimnasio" y elige el plan en la lista. Aparecen agrupados en

Completa la fecha y el monto como en cualquier pago, y toca "Registrar pago de $…".

El plan queda creado con los tipos de clase, las clases y los topes del catálogo, y su período empieza el día del pago.

Si el alumno ya tiene un plan, "Otro plan del gimnasio" sirve sobre todo para sumarle clases que su plan no incluye (por ejemplo, Yoga además de Funcional). Para cobrarle el mismo plan otra vez, marca "Renovar …" arriba.

Su plan no está en la lista

No hace falta salir del pago. En la lista de planes elige "+ Crear un plan nuevo…" (al final), o toca "Crear un plan del gimnasio" debajo de la lista. Se abre el mismo formulario del catálogo encima del pago; al guardarlo, el plan queda en el catálogo y ya elegido en el pago, con su precio. Completa la fecha y registra el pago.

El plan nuevo queda en Planes del gimnasio como cualquier otro, así que la próxima vez lo encuentras en la lista.

Cambiarle el plan

Por ejemplo, pasó de dos a tres veces por semana.

Toca "Registrar pago" → "Otro plan del gimnasio" y elige el plan nuevo.
Como comparte clases con el que ya tiene, aparece el aviso *"Reemplaza a «…»"*, con

Si todavía le quedan días, el plan nuevo empieza cuando vence el actual, y

Si ya venció, vence hoy o no tiene vencimiento, el plan nuevo toma su lugar

Registra el pago.

Si en realidad pagó el mismo plan que ya tenía, quita esa línea y marca "Renovar" en su plan: lo común es renovar, no cambiar.

Pagó varios planes juntos

Si tiene planes complementarios y te los paga el mismo día, márcalos todos en "¿Qué pagó?", cada uno con su monto. Se registra un pago por plan, y el botón suma el total.

Si en cambio te paga dos meses del mismo plan, registra dos pagos seguidos: el segundo empieza donde termina el primero.

Dar una cortesía

Para quien no paga: familia, pareja, staff, becados.

Toca "Regalar clases" y elige "Una cortesía".
Marca los tipos de clase y, si quieres, los topes de "Clases del período" y

En "¿Hasta cuándo?" elige "Sin fecha de término" o "Hasta una fecha".
Toca "Dar cortesía".

La cortesía aparece como una tarjeta más entre sus planes, con la etiqueta "No se cobra".

La cortesía no registra pagos, no suma al balance y no cuenta como alumno activo. El balance las muestra aparte, en una línea: *"2 cortesías vigentes: no suman…"*.

Si paga, no es una cortesía. Si su plan no está en la lista, la hoja de cortesía te ofrece "Ir a Registrar pago": ahí creas el plan sin salir del pago, y así ese dinero entra al balance. → Su plan no está en la lista

Editar las clases y cupos de un plan

En la tarjeta del plan toca "⋯" → "Editar clases y cupos", cambia lo que necesites y toca "Guardar".

Si el plan viene del catálogo y lo dejas distinto, la hoja te avisa: *"Ya no coincide con «…»"*. Se le sigue cobrando como ese plan, con las condiciones solo para esta persona. Si después editas el plan en el catálogo, sus condiciones vuelven a las del catálogo.

Corregir el vencimiento

Si quedó una fecha mal, toca "⋯" → "Corregir vencimiento", ajusta "Inicio del período" y "Vence el", y toca "Guardar".

Corregir nunca registra un pago, ni aunque la fecha avance. Si la persona te pagó, usa "Registrar pago": así queda en el balance del mes en que pagó.

Eliminar un plan

Toca "⋯" → "Eliminar plan" y confirma con "Eliminar". Deja de poder reservar con ese plan desde ya. Sus pagos registrados se mantienen en el balance.

Regalar clases sueltas

Para recuperar una clase, una promoción o que pruebe otra disciplina.

Toca "Regalar clases" y elige "Clases de regalo".
En "¿Cuántas?" elige la cantidad. Debajo verás **en qué tipos de clase se podrán

En "¿Hasta cuándo puede usarlas?" deja la validez de tu gimnasio (los días de

Toca "Regalar 1 clase" (o "Regalar N clases"). Verás *"Le regalaste una

clase"*.

Las que tiene sin usar aparecen en la tarjeta "Clases de regalo", junto a sus planes.

Antes de otorgar: habilita al menos un tipo de clase

Un crédito solo se puede gastar en un tipo de clase habilitado para clases de prueba y de regalo, y ese interruptor viene apagado en los tipos que ya tenías creados. Si no hay ninguno habilitado, la hoja te avisa en amarillo — *"Ningún tipo de clase acepta clases de prueba o de regalo"* — y el regalo no le sirve de nada al alumno: al llegar a su tope seguirá viendo *"Alcanzaste el máximo de N clases por semana de tu plan"*, con el crédito disponible y sin poder usarlo.

Se habilita en "Administrar" → "Configuración", tarjeta "Clases de prueba", en la lista de tipos de clase del final. El mismo aviso trae el enlace.

Ir a la pantalla: Configuración del gimnasio. Detalle del ajuste: → Configuración del gimnasio

En la tarjeta "Clases de regalo", cada crédito es una fila con su estado y su fecha de vencimiento. Las usadas y vencidas pasan a "Ver anteriores":

Estado — Qué significa
Disponible (verde) — Sin usar: la puede gastar en cualquier momento
Reservada (azul) — Ya la usó para tomar una clase que todavía no ocurre
Usada (gris) — Se consumió en una clase que ya pasó
Vencida (rojo) — Se le pasó la fecha sin usarla

Para quitar un crédito, toca el tacho de su fila y confirma con "Revocar". El tacho solo aparece en los créditos Disponibles.

Cómo las usa el alumno al reservar está en → Clases de prueba y de regalo

Ver y corregir los pagos registrados

La sección "Pagos registrados" es todo lo que la plataforma tiene anotado como cobrado a esta persona, del pago más reciente al más antiguo.

Arriba de la lista hay un selector de período: "Últimos 12 meses" (el que se abre al entrar), un año en particular (solo los años con pagos) o "Todo el historial". Al lado dice cuántos pagos hay en ese período y cuánto suman.

Cuando la persona tiene más de un pago en el mismo mes, esos pagos van juntos en un recuadro amarillo con cuántos son y cuánto suman (*"2 pagos en septiembre 2026 · $50.000"*). Si paga dos planes, es normal; si no, es la primera pista de un pago anotado dos veces.

El alumno ve esta misma lista en su pantalla Mi suscripción, sin el tacho para borrar.

Son exactamente los mismos pagos que suma el balance mensual. Se anotan por dos caminos:

Cuando tocas "Registrar pago" en esta ficha. Es como registra sus ingresos un

Cuando Mercado Pago avisa que le cobró: la compra de un plan o la cuota mensual de su

suscripción.

→ Balance mensual

Borrar un pago mal registrado

Toca el tacho de la fila y confirma con "Eliminar". Úsalo para un pago duplicado o uno que en realidad no ocurrió (por ejemplo, el que registraste probando el tutorial).

Cambia el balance del mes en que se cobró: ese dinero deja de sumar.
No cambia el plan del alumno. Sigue pudiendo reservar hasta la fecha que tiene. Si

No hay vuelta atrás y no se le devuelve nada a nadie: la plataforma no mueve dinero.

Si el cobro fue de Mercado Pago y quieres devolverlo, eso se hace en Mercado Pago.

Si la persona paga con cobro automático

Cuando tiene una suscripción de Mercado Pago andando, arriba de la pestaña ves su tarjeta azul con el estado, el costo y las fechas de cobro. Su plan dice "Se renueva solo con Mercado Pago" y no tiene "Renovar": cada cobro lo renueva, y registrarlo a mano lo contaría dos veces.

El botón para cancelarla vive en la pestaña "Cuenta", dentro de la "Zona de peligro". Qué pasa al cancelar está explicado en → Catálogo de planes del gimnasio y cobros

Qué significa lo que ves

En cada tarjeta de plan:

Elemento — Qué significa
El nombre en negrita — El plan del catálogo en que se basa
Cortesía + "No se cobra" — Un plan para quien no paga: no suma al balance
Tarjeta "Clases de regalo" — Sus clases de prueba o de regalo sin usar: cada una sirve para una clase
Sin plan del gimnasio (borde naranja) — Un plan de antes, sin plan del catálogo: sus pagos no entran al balance. Al renovarlo eliges cuál es; si no paga, márcalo como cortesía
● "Vigente hasta el 13 oct (30 días)" — Está al día
● "Vence el 15 sept (en 2 días)" / "Vence hoy" — En naranja: le toca pagar
● "Venció el 12 sept" — En rojo: ya no puede reservar con este plan
● "Empieza el 30 sept" — Un plan pagado para después (cambio de plan)
● "Sin vencimiento" — No vence nunca (una cortesía sin fecha de término)
"Se renueva solo con Mercado Pago" — Lo cobra su suscripción
"2/3 esta semana · 5/12 en el periodo" — Las clases que ya tomó contra sus topes
"Último pago: 1 sept · $30.000" — Su pago más reciente de ese plan

En cada fila de "Pagos registrados":

Elemento — Qué significa
Registrado a mano — Se anotó con "Registrar pago" en esta ficha
Mercado Pago — Compró un plan por la aplicación (pago único)
Suscripción (alta) — Es el primer cobro de su cobro automático
Suscripción (cuota) — Es una cuota mensual de su cobro automático
Reconstruido — Se recuperó de datos viejos, de antes de que existiera este registro
Alta (verde) — Es su primer pago en el gimnasio; sin la insignia, es una renovación
Sin precio (naranja) — Un pago antiguo de un plan sin plan del gimnasio: no suma al total
Recuadro amarillo "2 pagos en…" — Ese mes tiene más de un pago: dos planes, o uno anotado dos veces
"Cubre 01/03/2027 → 01/04/2027" — El período que ese pago dejó pagado

Casos especiales y límites

Solo "Registrar pago" registra pagos. Corregir un vencimiento, editar cupos o dar una

El mes del balance lo decide el día del pago, no el día en que lo registras. Por eso

Pagar antes de vencer no pierde días. El período nuevo empieza al terminar el actual.

Un cambio de plan empieza cuando vence el actual. Hasta esa fecha el alumno reserva

Si el plan anterior ya venció, vence hoy o no vence, el cambio es inmediato y el

La fecha de pago no puede ser futura: un pago que todavía no ocurrió no se registra.
Si el período que pagó ya terminó (un pago muy atrasado), el pago queda registrado en

Un plan del catálogo sin duración no se puede cobrar, porque la plataforma no sabe

Un plan que ya tiene no se vende de nuevo: en "Otro plan del gimnasio" no aparecen

Dos planes no pueden cubrir la misma clase a la vez. Con dos, la plataforma no

Un plan que comparte tipos de clase con uno que ya tiene siempre lo reemplaza.
En un mismo pago, lo que choca con lo que ya elegiste no se ofrece: en "Otro plan del

Un plan vencido cuyas clases ya cubre otro vigente no aparece para renovar: ese otro

Si comparte clases con su suscripción de Mercado Pago, no se puede registrar:

Los pagos registrados antes de este botón quedaron con la fecha del día en que se

Las cortesías no cuentan como alumnos activos del balance, porque no pagan. El

Una clase de regalo ya usada o reservada no se puede revocar. El tacho no aparece

Las clases de regalo no reemplazan al plan. Son créditos sueltos que solo sirven en

Si el gimnasio no tiene tipos de clase configurados verás *"Este gimnasio no tiene

Si el gimnasio todavía no tiene planes en el catálogo, no aparece "Registrar pago" y

la pestaña te ofrece "Crear un plan".

Si algo no funciona

Los mensajes aparecen dentro de la hoja de "Registrar pago"; mientras estén, no se registró nada.

"La fecha de pago no puede ser futura." — Elige hoy o un día anterior.
"El monto debe ser un número mayor o igual a 0." — Escribe solo números, sin puntos

"«…» ya está entre sus planes: renuévalo desde su tarjeta." — Ese plan ya lo tiene:

"«…» comparte clases con «…»: tiene que reemplazarlo." — El plan nuevo cubre

"Dos planes de este pago comparten clases: elige solo uno." — Quita uno de los dos

"Ya paga «…» con Mercado Pago, que comparte clases con «…»." — Cancela primero su

"«…» se cobra solo con Mercado Pago: su suscripción ya lo renueva." — Ese plan lo

"Cancela su suscripción de Mercado Pago antes de cambiarle el plan." — Mientras la

"«…» no tiene duración: edítalo en Planes y ponle una." — Abre el plan en el

"Este plan no está basado en un plan del gimnasio: elige cuál pagó." — Es un plan

"Una cortesía no se cobra. Para cobrarle, elige un plan del gimnasio." — Si esa

"No se pudo guardar el regalo. Intenta nuevamente." — Aparece en la hoja de

"No se pudo revocar. Puede que ya haya sido usada." — La clase de regalo ya se

"No se pudo registrar el pago. Intenta nuevamente." — No se registró nada. Revisa tu

El alumno dice que no puede reservar — Repasa en orden: que su plan diga "Vigente",

Registré un pago y el balance no lo muestra en este mes — Mira la fecha del pago en

"No se pudo eliminar el pago. Intenta nuevamente." — El pago sigue ahí. Cierra la

"No se pudo cargar el historial de pagos." — Solo falló esa sección. Cierra la ficha

y vuelve a abrirla.