Asignar el plan de un alumno y sus clases de regalo

Lo que puede entrenar una persona concreta: qué plan tiene asignado, hasta cuándo pagó, cuántas clases le quedan y qué clases de regalo le diste.

No lo confundas con el catálogo del gimnasio. Aquí trabajas dentro de la ficha de un alumno. Los planes que el gimnasio *ofrece* (nombre, precio, duración) y todo lo del cobro automático se manejan en otra pantalla. → Catálogo de planes del gimnasio y cobros

¿Quién puede hacerlo?

Solo administradores.

Es la pantalla que más vas a usar: cada vez que alguien paga, renueva o cambia de plan, la fecha se actualiza aquí.

Cómo llegar

Menú "Administrar" → "Usuarios", toca la tarjeta de la persona y entra a la pestaña "Planes" de su ficha.

Ir a la pantalla: Usuarios. Si estás renovando a quienes vencieron, entra directo al grupo Vencidos.

La ficha tiene dirección propia, así que puedes guardar el enlace de esta pestaña para una persona concreta: /admin/users/<número de la persona>?tab=plans. El número aparece en la barra del navegador cuando abres su ficha.

→ La ficha de un alumno

Antes de empezar: qué es el plan de un alumno

El plan de un alumno es su permiso concreto: qué tipos de clase puede tomar, cuántas clases tiene, cuál es su tope semanal y hasta cuándo está pagado. Es lo que la aplicación consulta cada vez que esa persona intenta reservar, y vale por lo que dice su tarjeta.

Al asignarlo puedes partir de una plantilla del catálogo ("Plan base") o escribir las condiciones a mano ("Personalizado").

Lo normal es un plan por alumno. Una persona, un plan vigente: es lo más fácil de renovar y de entender cuando algo falla. Dale un segundo plan solo cuando de verdad entrena dos cosas distintas con condiciones distintas.

Y lo normal es que ese plan salga del catálogo, no que sea "Personalizado". Reserva "Personalizado" para las excepciones reales: alguien con un trato que ningún otro alumno tiene. Un plan personalizado no conoce ningún período, así que no puede renovarse solo y te obliga a escribir la fecha de vencimiento a mano cada vez que esa persona paga (lo explica "Renovar un plan cuando alguien paga", más abajo).

Lo primero que ves

De arriba hacia abajo:

La tarjeta azul de Mercado Pago, solo si la persona tiene una suscripción con cobro

El aviso de uso, cuando tiene planes activos: *"Clases tomadas desde 1 de marzo:

El resumen por plan, una línea por cada plan con tope: los tipos de clase que cubre

Las tarjetas de sus planes, una por plan.
La sección "Clases de regalo", al final.

Si la persona no tiene planes, verás *"Este usuario no tiene planes. Agrega uno para empezar."*

Asignar un plan

Toca "+ Agregar plan". Aparece una tarjeta nueva y vacía.
En "Plan base", elige uno de los planes de tu gimnasio. Al elegirlo se completan

Elige "Personalizado" solo si esta persona tiene un trato distinto al de tus

Revisa o ajusta los campos:
Tipos de clase — las disciplinas que el plan incluye, como casillas. Puedes

Clases (total) y Máx. por semana — son los mismos dos topes con los que se

Pagado desde y Pagado hasta — la ventana en la que el plan está vigente. El

Toca "Guardar planes". Verás el aviso "Planes actualizados".

Nada se guarda hasta que tocas "Guardar planes". Puedes agregar, quitar y ajustar varias tarjetas y confirmarlo todo de una vez.

Renovar un plan cuando alguien paga

Es el gesto más frecuente y toma dos toques: en la tarjeta de su plan, toca "Hoy" sobre "Pagado desde" y luego "Guardar planes". "Pagado hasta" se recalcula solo con el período del plan, así que no tienes que contar días.

Si la persona pagó por adelantado y quieres continuar desde el vencimiento anterior en vez de desde hoy, escribe las dos fechas a mano.

Si su plan es "Personalizado", "Hoy" no alcanza

Un plan personalizado no se renueva con el botón "Hoy". Ese atajo calcula el vencimiento sumando el período del plan base, y un plan personalizado no tiene plan base: al tocarlo se mueve solo "Pagado desde" y "Pagado hasta" se queda como estaba. Si esa fecha ya pasó, el alumno sigue sin poder reservar aunque hayas guardado.

En un plan personalizado, entonces, escribe siempre "Pagado hasta" a mano, con la fecha exacta hasta la que quieres que pueda tomar clases, y recién ahí toca "Guardar planes".

Mejor todavía: pásalo a un plan del catálogo. Si sus condiciones coinciden con alguno de los planes que ofreces, abre "Plan base" y elígelo. A partir de ahí renovarlo vuelve a ser "Hoy" + "Guardar planes", sin contar días ni acordarte de la fecha. Deja "Personalizado" únicamente para las excepciones de verdad: cuanto menos alumnos con plan personalizado tengas, menos vencimientos manuales tienes que recordar. Si el trato de esa persona se repite en otros alumnos, conviene crear el plan en el catálogo y asignárselo. → Catálogo de planes del gimnasio y cobros

Al guardar un cambio de fecha de pago aparece un aviso recordándote que conviene generar la boleta del alumno. Es solo un recordatorio: la plataforma no emite la boleta por ti.

Activar, desactivar y quitar un plan

En el encabezado de cada tarjeta hay dos controles:

El interruptor activa o desactiva el plan. Al desactivarlo, la tarjeta se pliega y

El tacho rojo quita el plan de la lista.

Ambos cambios se confirman con "Guardar planes".

Agregar un segundo plan

Lo normal es que cada alumno tenga un solo plan, y conviene que siga siendo así: un plan por persona es una sola fecha para renovar y una sola explicación cuando alguien no puede reservar.

Aun así puedes darle más de uno: toca "+ Agregar plan" otra vez. Se usa cuando de verdad son dos cosas separadas — por ejemplo, alguien que tiene un plan de Funcional de tres veces por semana y además compró clases sueltas de Personal Trainer.

Cada plan lleva su propia cuenta de clases y su propio vencimiento, y el alumno reserva con el que corresponda al tipo de clase que elija. Si lo que quieres es cambiarle el plan (pasó de dos a tres veces por semana), no agregues otro: edita el que ya tiene o quítalo, o quedarán dos permisos sumándose sin que sea lo que buscabas.

Otorgar clases de regalo

Al final de la pestaña está la sección "Clases de regalo", con las que ya tiene.

Toca "Otorgar clase(s) de regalo".
Elige la Cantidad.
Vencimiento (opcional): la fecha hasta la que puede usarlas. Si lo dejas vacío se

Toca "Otorgar". Verás "Otorgaste una clase de regalo" (o el número que hayas dado).

Cada crédito aparece como una fila con su estado y su fecha de vencimiento:

Estado — Qué significa
Disponible (verde) — Sin usar: la puede gastar en cualquier momento
Reservada (azul) — Ya la usó para tomar una clase que todavía no ocurre
Usada (gris) — Se consumió en una clase que ya pasó
Vencida (rojo) — Se le pasó la fecha sin usarla

Para quitar un crédito, toca el tacho de su fila y confirma con "Revocar". El tacho solo aparece en los créditos Disponibles.

Cómo las usa el alumno al reservar está en → Clases de prueba y de regalo

Si la persona paga con cobro automático

Cuando tiene una suscripción de Mercado Pago andando, arriba de la pestaña "Planes" ves su tarjeta azul con el estado, el costo y las fechas de cobro. Es informativa: no se edita desde aquí, y su plan se renueva solo con cada cobro.

El botón para cancelarla no está en esta pestaña: vive en la pestaña "Cuenta", dentro de la "Zona de peligro", como "Cancelar suscripción". Es la misma acción que aparece en la lista de suscriptores; qué pasa exactamente al cancelar, y por qué no tiene vuelta atrás, está explicado en → Catálogo de planes del gimnasio y cobros

Qué significa lo que ves

En el encabezado de cada tarjeta de plan:

Elemento — Qué significa
El nombre en negrita — El plan del gimnasio en que se basa, o "Plan" si es personalizado
Activo (verde) — El plan está encendido y no venció
Vencido (rojo) — Pasó su fecha de "Pagado hasta", o está apagado
"Vence 12 mar 2027" — Hasta cuándo está pagado
"Venció 12 mar 2027" — En rojo: la fecha ya pasó

La tarjeta azul de arriba muestra el estado que informa Mercado Pago sobre su suscripción; no lo decide tu gimnasio.

Casos especiales y límites

El atajo "Hoy" calcula el vencimiento según el plan base. Suma el período del plan

En un plan "Personalizado" el atajo "Hoy" no toca el vencimiento. Como no hay plan

Cuantos menos planes personalizados, mejor. Un plan del catálogo se renueva con dos

Un alumno con varios planes es la excepción, no la regla. Lo esperable es un plan

Un plan sin "Pagado hasta" nunca vence. Es lo esperable en las suscripciones con

Si editas los tipos de clase o los topes a mano, el "Plan base" cambia solo. Pasa a

El plan se elimina recién al guardar. El tacho lo saca de la lista, pero mientras no

Un plan desactivado no habilita reservas, aunque su fecha esté vigente. Si un alumno

Si el gimnasio no tiene tipos de clase configurados verás *"Este gimnasio no tiene

Una clase de regalo ya usada o reservada no se puede revocar. El tacho no aparece

Las clases de regalo no reemplazan al plan. Son créditos sueltos que solo sirven en

los tipos de clase marcados como elegibles para clases de prueba.

Si algo no funciona

"No se pudieron guardar los planes." — Nada se guardó. Revisa que las fechas tengan

"No se pudo otorgar. Intenta nuevamente." — No se creó ningún crédito. Revisa que la

"No se pudo revocar. Puede que ya haya sido usada." — Entre que abriste la ficha y

El "Plan base" aparece en gris y no puedo volver a elegirlo — Ese plan ya no existe

El alumno dice que no puede reservar — Repasa en orden: que el plan esté activo,

"Le toqué 'Hoy' y guardé, pero sigue vencido" — Casi siempre su plan es

Las clases tomadas no cuadran — El contador va desde la fecha que indica el aviso

("Clases tomadas desde…"), que es el inicio del período de su plan, no del mes calendario.