Manual de uso de GGym Planner
GGym Planner es la plataforma con la que un gimnasio organiza sus clases: los alumnos reservan su lugar, los profesores ven a quién les toca entrenar y los administradores manejan horarios, planes y comunidad. Este manual explica cómo se usa, pantalla por pantalla.
Cada documento vive en public/docs/<ruta>.md y se lee en la aplicación en /docs/<ruta> (sin la extensión). Los enlaces de abajo usan la ruta relativa del archivo; para armar la URL de la app, antepón /docs/ y quita .md.
Si buscas el significado de una palabra que aparece en la aplicación, está en el glosario (/docs/glosario).
Cada documento, además de explicar cómo llegar por los menús, trae en "Cómo llegar" el enlace directo a la pantalla que describe. Si no iniciaste sesión, la plataforma te pide entrar antes de dejarte ahí; y las pantallas de administración solo se abren si eres administrador de tu gimnasio.
Enlaces directos a cada pantalla
Las direcciones con <número de la persona> dependen de cada alumno: el número aparece en la barra del navegador al abrir su ficha, y desde ahí se copia el enlace completo.
El resto de las pantallas que se abren encima de otra —el panel de alumnos de una clase, los tipos de clase, el chat con GiGi y el tutorial guiado— no tienen enlace propio: se llega a la pantalla que las contiene y se toca el botón que las abre. Cada documento lo aclara en su "Cómo llegar".
Todos los documentos
Referencia rápida para ubicar, a partir de una pregunta, qué documento (y qué URL) corresponde. Cuando dos documentos podrían confundirse, se aclara la diferencia.
Para cualquier persona
/docs/general/ingresar-y-salir Elegir el gimnasio de una lista, iniciar sesión con usuario y contraseña, entrar con tu correo sin contraseña (enlace o código de 6 dígitos) o con un código por WhatsApp (celular compartido: usa el correo), ver la contraseña, cerrar sesión, "Crear mi cuenta" cuando el registro está abierto, gimnasios con dominio propio.
/docs/general/moverse-por-la-app Ubicar botones y menús: la barra superior en computadora, el menú de tres líneas y la barra inferior en el celular, el menú de tu cuenta, los menús "Administrar" y "Reportes", y qué ve cada rol. Es el mapa de la interfaz, no explica qué hace cada función.
/docs/general/avisos-y-notificaciones Qué significa el aviso de vencimiento del plan arriba de la pantalla, la ventana de novedades (anuncios y menciones), el punto rojo de publicaciones sin leer, el de opiniones sin leer (solo administradores) y el globito de cumpleaños. También qué mensajes llegan fuera de la app (la bienvenida al registrarte, entre otros). No explica cómo renovar el plan (eso está en Los planes y pagos de un alumno para el administrador).
Definición corta de cada término que usa la app (cupo, bloque, plan, sobrecupo, inscripción fija, etc.), con enlace al documento que lo desarrolla. Útil cuando la pregunta usa una palabra puntual y no se sabe a qué función corresponde.
Ayuda
/docs/funcionalidades/gigi-asistente El chat de ayuda (solo administradores y profesores): cómo abrirlo, preguntas sugeridas, contexto de la pantalla, adjuntar a una persona con "@", historial de conversaciones, límites de uso.
/docs/funcionalidades/admin-tutorial-guiado Recorrido interactivo solo para administradores que resalta la pantalla real y hace crear datos de verdad (un tipo de clase, cupos, un plan, etc.). Cómo abrirlo, correrlo completo o por capítulos, minimizar el cuadro, saltar un paso.
/docs/funcionalidades/tutorial-guiado-alumno Recorrido interactivo de ~7 min para alumnos, con tres capítulos (tomar una clase, completar el perfil, usar el muro). Cómo abrirlo desde el botón flotante de GiGi, correrlo completo o por capítulos, y qué pasa con la clase o la publicación que deja creadas.
Alumnos
/docs/funcionalidades/registro-de-alumno Registrarse por primera vez: registro abierto del gimnasio o enlace de invitación, el formulario de 6 pasos (datos, salud, actividad, nutrición, emergencia, cuenta), el correo de bienvenida que llega al terminar, RUT duplicado o inválido, enlace vencido o ya usado.
/docs/funcionalidades/primer-ingreso Qué pasa la primera vez que entras con una cuenta que ya te creó el gimnasio (sin registro propio): completar tu perfil, definir contraseña, aceptar las reglas.
/docs/funcionalidades/tomar-clases Reservar y cancelar tu propia clase, ver tu semana, qué significa cada estado de un bloque (lleno, deshabilitado, finalizado). Es la guía principal del alumno. Si un administrador necesita agregar o quitar a otro alumno de una clase, eso está en Gestionar los alumnos de una clase, no aquí.
/docs/funcionalidades/lista-de-espera Anotarse cuando un bloque está lleno, tu posición, cómo entras automáticamente si se libera un cupo, salir de la lista.
/docs/funcionalidades/inscripcion-fija Reservar el mismo horario todas las semanas de una vez ("Solo esta vez" vs. "Todas las semanas"), cancelar un solo día o soltar toda la serie, la insignia "🔁 Fijo".
/docs/funcionalidades/entrenar-fuera-del-gimnasio Marcar los días que entrenaste por tu cuenta para que tu rutina avance. Solo lo ven los alumnos a quienes el gimnasio les habilitó la opción. No reserva cupo, no gasta clases del plan y no bloquea nada.
/docs/funcionalidades/mis-clases Tu propio historial de entrenamiento: un gráfico con una barra por mes del año, el listado de las clases del mes que elijas y tres cifras del año (total, tu mejor mes y el promedio mensual). Se mira un año por vez, e incluye tus clases futuras ya reservadas. Es la pantalla del propio alumno; el historial de otra persona lo ve un administrador en La ficha de un alumno.
/docs/funcionalidades/mis-rutinas Qué entrenas en cada día de la semana —las áreas musculares— y qué músculos y ejercicios prefieres. Los días se numeran por el orden en que entrenas, no por el calendario. Es la misma pantalla que un administrador abre en la pestaña Rutinas de la ficha de un alumno, así que lo que edita uno lo ve el otro. No define los ejercicios concretos de cada clase ni los pesos.
/docs/funcionalidades/mi-suscripcion Tu propia suscripción: ver el plan, su costo, la frecuencia de cobro, tus pagos registrados (filtrados por los últimos 12 meses, un año o todo el historial) y cancelarla cuando ya estás suscrito —eligiendo un motivo, que es obligatorio, y con la opción de enviarlo sin tu nombre—; y cuando no lo estás, comprar un plan o sumar tiempo, usar un cupón y distinguir los planes que se pagan en línea de los que activa el gimnasio a mano. Es la pantalla del propio alumno, no la gestión del plan de otra persona (eso es Los planes y pagos de un alumno) ni el catálogo del gimnasio (Catálogo de planes del gimnasio y cobros).
/docs/funcionalidades/opinar-sobre-el-gimnasio Los cinco momentos en que puedes decir lo que piensas: después de una clase que hiciste, sobre un bloque "Próximamente" o sobre cualquier otro horario que te gustaría que abrieran, al cancelar tu suscripción (el único donde elegir un motivo es obligatorio), desde el buzón —siempre disponible— y con el enlace que te envía el gimnasio si viniste a probar y no volviste (se abre sin contraseña, sirve una sola vez y pregunta qué tendría que pasar para que vuelvas; si es el horario, puedes pedir el que te serviría y que te avisen si lo abren). También "Mis opiniones", donde relees todo lo que enviaste y puedes corregirlo —queda marcado como "Editada"— o eliminarlo. Qué significa enviar una opinión sin tu nombre y hasta dónde llega ese anonimato. No es donde el gimnasio las lee: eso es Opiniones de los alumnos, solo para administradores.
/docs/funcionalidades/clases-de-prueba-y-regalo Cómo el alumno usa los créditos de prueba (los da el gimnasio al registrarse) o de regalo (los otorga un administrador) al reservar. Para activar las clases de prueba en todo el gimnasio ver Configuración del gimnasio; para que un administrador otorgue o revoque un crédito a un alumno puntual ver Los planes y pagos de un alumno.
El alumno edita sus propios datos: foto, datos personales, salud, actividad física, contacto de emergencia y contraseña. "Miembro desde" es lo único que ve pero no edita: la anota el gimnasio, y de ahí sale el aro de antigüedad de su foto. Para que un administrador edite los datos de otro alumno, ver La ficha de un alumno.
El código QR fijo y personal que muestras al llegar al gimnasio para que te marquen la asistencia; es lo primero que ves en "Mi perfil", y solo aparece si el gimnasio marca asistencia por QR. Para cómo lo escanea el profesor/administrador, ver Asistencia a clases.
Comunidad
/docs/funcionalidades/comunidad-muro Publicar texto, fotos y videos; etiquetar con "@"; encuestas; reaccionar; comentar; editar o borrar una publicación; "Información importante".
/docs/funcionalidades/comunidad-mi-gimnasio Cumpleaños del mes con el botón "Saludar", "tu círculo" (con quién compartiste más clases), la tarjeta para opinar y las reglas del gimnasio. No es donde se publica en el muro (eso es el documento anterior) ni donde están los rankings (el siguiente).
/docs/funcionalidades/comunidad-salon-de-la-fama El "ranking de asistencias", el "ranking de rachas" y "los más activos", con el interruptor "Últimos 30 días" / "Desde siempre" que los pasa a los podios de toda la historia del gimnasio, y los niveles de antigüedad: tu nivel, cuánto te falta para el siguiente y la escala completa del gimnasio.
Profesores
/docs/funcionalidades/agenda-del-profesor La semana y el día del profesor, "Solo mías" vs. "Todas", la lista de alumnos de cada bloque, abrir la rutina de un alumno, el acceso a tomar clases como alumno.
/docs/funcionalidades/asistencia-a-clases Marcar quién asistió a cada clase, a mano o escaneando el código QR del alumno. Solo si el gimnasio lo tiene habilitado. Los administradores tienen además su propia pantalla (/admin/attendance) con todas las clases del gimnasio. El alumno ve cómo quedó su asistencia ("Asististe" / "No asististe") en sus propias clases, sin poder cambiarla. Para leer los números que salen de esas marcas, ver Reporte de asistencia.
Administradores
/docs/funcionalidades/admin-tipos-de-clase Crear, editar o eliminar una disciplina (Crossfit, Yoga, etc.): nombre, emoji, color, duración y comportamiento (registros de entrenamiento, inscripción recurrente, clases de prueba). Es la configuración de base; no crea horarios ni cupos — eso es el siguiente documento.
/docs/funcionalidades/admin-cupos-y-horarios Crear y editar bloques: qué día, a qué hora, con qué tipo de clase y cuántos cupos totales tiene (horario habitual que se repite cada semana, o una semana concreta puntual), marcar un día sin clases y abrir un feriado puntual. Es la grilla del gimnasio, no la lista de alumnos de una clase puntual. Para agregar, quitar o cancelar la reserva de un alumno en un bloque ya creado, ver el siguiente documento.
/docs/funcionalidades/admin-gestionar-alumnos-de-una-clase Abrir un bloque puntual (desde el horario o desde la agenda del profesor) y agregar o quitar/cancelar la reserva de un alumno ahí adentro: confirmados, lista de espera, buscar al alumno por alias, agregarlo aunque el bloque esté lleno (sobrecupo). Esta es la respuesta cuando la pregunta es "cómo cancelo/saco/anulo el cupo de un alumno en una clase" — no Cupos y horarios, que es la configuración del bloque en sí (horario, capacidad total), no la reserva de una persona puntual.
/docs/funcionalidades/admin-usuarios El listado de alumnos: buscar, filtrar por tipo de clase/plan/clases de regalo, agrupar (Activos, Prueba, Vencidos, Profes/Admin), generar el enlace de registro, exportar a Excel. Para entrar al detalle de un alumno puntual, ver el siguiente documento.
/docs/funcionalidades/admin-ficha-del-alumno Editar los datos de un alumno puntual: pestañas Perfil (datos, correo, foto, sus totales de clases y antigüedad, y la fecha "Miembro desde", que solo el administrador anota), Rutinas, Planes, Clases (historial) y Cuenta (usuario, contraseña, alias, roles de profesor/administrador). Para asignarle o cambiarle el plan, ver el siguiente documento.
/docs/funcionalidades/admin-asignar-plan-a-un-alumno Lo que se hace dentro de la ficha de una persona: registrar cada pago con "Registrar pago" (qué plan, qué día y cuánto; el día del pago decide el mes del balance y pagar antes de vencer no pierde días), venderle un plan nuevo —y crearlo ahí mismo si no está en la lista— o cambiarle el plan (el nuevo empieza cuando vence el actual; un plan con las mismas clases pide elegir), registrar varios planes complementarios en un mismo pago, regalar clases (una cortesía a quien no paga, o clases de regalo sueltas; las dos desde el mismo botón), editar clases y cupos, corregir un vencimiento (nunca registra un pago), eliminar un plan, revocar clases de regalo, ver su historial de pagos y borrar uno mal registrado (cambia el balance del mes, no el acceso del alumno), y revisar por qué no puede reservar. Es la respuesta cuando la pregunta habla del plan de un alumno puntual. Los planes que el gimnasio ofrece se crean en el siguiente documento.
/docs/funcionalidades/admin-catalogo-de-planes-y-cobros El catálogo, que es igual para todos: crear las plantillas de plan (nombre, precio, duración, tipos de clase, los dos topes de clases), publicarlas para cobro automático con Mercado Pago, los productos de tiempo fijo, la lista de suscriptores, vincular una suscripción a un alumno y cancelar una suscripción (con todo lo que eso implica). Es la respuesta cuando la pregunta habla de precios, de Mercado Pago o de suscripciones, no del plan de una persona puntual (documento anterior).
/docs/funcionalidades/admin-reporte-de-asistencia Quién viene, quién falta y quién se está yendo: porcentaje de asistencia del periodo, corte por profesor y por tipo de clase, mapa de calor de ocupación por día y hora, tendencia semanal, el embudo de las clases de prueba (cuántos probaron, volvieron, contrataron y opinaron) y hasta cinco tablas por alumno (asistieron, más faltas, posibles desertores, uso del plan, vinieron a probar). Desde "Vinieron a probar" se genera el enlace con el que se le pide su opinión a quien probó y no volvió: la plataforma arma el mensaje y tú lo envías. Funciona también si el gimnasio no registra asistencia real (toda reserva a una clase pasada cuenta como asistida, y "más faltas" no existe en ese caso). Es de lectura: marcar sigue estando en Asistencia a clases.
/docs/funcionalidades/admin-balance-mensual Cuánto dinero entró en el mes, de qué planes vino y de qué alumnos. Es la respuesta cuando la pregunta habla de ingresos, de facturación o de cuántos alumnos activos hubo en un mes. Balance de caja (cuenta lo cobrado en el mes, no lo que ese mes cubre), siempre del día 1 al último; ingreso, cobros y renovaciones, alumnos activos, ingreso por alumno, altas, bajas y rotación; desglose por plan (que suma el total y filtra el listado), barras de los últimos 12 meses, y los cortes por tipo de clase y por profesor con sus advertencias de método. Incluye las renovaciones del mes (el estimado de quién debería pagar en el mes y cuántos ya pagaron, con la lista de pendientes; en un mes cerrado, el cumplimiento; tocar a alguien abre "Registrar pago" de su plan) y el aviso de los alumnos con un plan sin plan del gimnasio, que no tienen precio y por eso no suman, con los botones para asignarles el plan del gimnasio que ya les calza o marcarlos como cortesía. Al final, todos los cobros del mes uno por uno, con quien pagó más de una vez en el mes resaltado en amarillo. Funciona con o sin Mercado Pago.
/docs/funcionalidades/admin-opiniones-de-alumnos Leer lo que opinan tus alumnos y decidir con eso: el ánimo general, las clases mejor y peor evaluadas, cómo se valora cada profesor, los motivos por los que la gente se va, qué dice quien vino a probar y qué horarios te están pidiendo que abras —con el botón para avisarles a quienes pidieron uno cuando lo abres—. Los filtros, el mínimo de 5 opiniones para entrar a un ranking y qué se ve —y qué no— de una opinión anónima. También el punto rojo que avisa cuántas llegaron desde tu última visita, el correo que te llega en el momento cada vez que alguien cancela su suscripción, y qué significa que una aparezca marcada como "Editada" o que una desaparezca (su autor puede corregirla o retirarla). No se contestan: es información para tomar decisiones. Lo que ve el alumno está en Opinar sobre el gimnasio.
/docs/funcionalidades/admin-configuracion-del-gimnasio Los logos (grande de ingreso y pequeño de la barra), hasta cuándo se puede tomar y cancelar una clase, con cuánta anticipación se reserva, si el registro es abierto o solo con invitación, las reglas de entrenamiento y convivencia, las clases de prueba al registrarse, si los feriados son días sin clases, si se toma asistencia (y con qué método), si el gimnasio recibe opiniones de sus alumnos, el correo del gimnasio (a donde te responden tus alumnos y a donde te avisamos las bajas), los avisos automáticos (la bienvenida al registrarse, la lista de espera, el vencimiento del plan y la opinión tras la clase de prueba: si salen, por correo o WhatsApp, y la vista previa de cómo le llegan al alumno), los niveles de antigüedad (el aro de color de cada foto: sus nombres, sus colores y qué hace subir de nivel) y qué servicios externos están conectados. Es la configuración global del gimnasio, no el crédito o el plan de un alumno puntual (ver Clases de prueba y de regalo o Los planes y pagos de un alumno), ni los cupos de cada horario (ver Cupos y horarios).
/docs/funcionalidades/admin-preguntas-para-la-pagina-web El cuestionario de 6 pasos para armar la landing pública del gimnasio: preguntas, imágenes, vista previa, enviar y volver a corregir lo ya enviado.
/docs/funcionalidades/admin-invitar-gimnasios La campaña por tiempo limitado, que vive en la página pública de GGym Planner y no dentro de la plataforma: recomendarle la plataforma a otro gimnasio, avisarnos por WhatsApp que es tu referido (sin ese aviso no hay descuento) y que los dos descuenten $5.000 CLP al mes desde que el gimnasio nuevo paga su primera mensualidad, mientras ambos sigan activos. Cómo se acumula con cada gimnasio. Es la mensualidad que tu gimnasio le paga a GGym Planner, no los planes que tú le cobras a tus alumnos (eso es Catálogo de planes del gimnasio y cobros).
/docs/funcionalidades/admin-importar-y-exportar-configuracion Exportar los tipos de clase y los horarios habituales de un gimnasio a un archivo, e importarlos en otro. Solo la grilla habitual — no alumnos, planes ni semanas concretas.
Cómo leerlo
Cada documento sigue siempre el mismo orden: quién puede hacerlo, cómo llegar, el paso a paso, qué significa lo que ves en pantalla, los casos especiales y qué hacer si algo no funciona. Puedes leerlo completo o saltar directo a la sección que te interesa.